系統概述

無紙化會議系統是使用現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術，通過文件的電子交換實現會議的無紙化。其特征是：文件傳輸網絡化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統的一個基本特征是：會議室設有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器，選擇席位顯示或稱異步顯示時，由與會者自行操作該無紙化會議終端，同時無紙化會議終端如同一臺獨立使用的標準計算機，每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。

無紙化會議系統的應用解決了傳統會議中存在的各類問題：會議過程資料傳送復雜，會議文檔打印耗時、浪費，設備繁多操作復雜，功能單一，會議效率低下，保密性不強等問題，通過在會議室部署無紙化會議系統，可實現會議前、中、后的一體功能管控與應用，把大量會議文檔電子化，把大量會議應用功能界面化，使復雜的會議過程變得非常輕松、高效，同時具有保密性高，功能豐富、操作便捷、節能環保等特點，可廣泛應用于學校會議室等場景。

需求分析

目前，學校召開的諸多會議上，通常都是將會議材料和文件發給每個參會者，與會者人手一份，這就需要復印大量的會議材料，耗費大量的紙張；同時，與會者為了傳達會議精神，又把上級部門的會議材料和文件復印后下發基層各級單位，如此反復，往往舉行一次會議，向下級部門傳達會議內容和精神，也需要印制大量的會議材料和文件，耗費大量的物力和人力資源。綜合來說目前會議文件用紙有如下幾個特點：

1.用紙量大。類似代表會議、換屆會議等，由于開幕式、大會報告、小組討論（出簡報）、大會發言、決議、閉幕式等程序，每次開會都產生許多文件資料。

2.用紙浪費。印有議程、出席人員等的一些會議文件，在會后無實際作用，無故增加了用紙量。而且開會過程中分發的各種會議材料，大都單面印刷，人手一份，這些資料的印刷會消耗大量的紙張，而生產紙張的代價，是大量來自原始森林的木材、甚至上百年的老樹被砍伐。

3.文件回收問題。會后許多與會者將文件丟棄在會場，帶走文件的同志也不知事后如何處理。文件回收問題得不到很好的解決。

4.保密隱患問題。由于機關內部在文件清退、銷毀環節存在一定疏忽，會議上下發的保密文件資料，在會議結束后沒有及時回收，使得紙質文件成為泄密的最大通道。

這些問題，是前進中的問題、發展中的問題，我們必須高度重視，采取有效措施切實加以解決。網動無紙化會議系統的出現，有效解決了傳統紙張會議中所遇到的問題。

無紙化會議系統提供考勤管理、會議議程、會議投票、分組討論、資料查閱等多種功能，為政府單位以及企業提供一個極為實用的會議平臺。通過這個平臺，各部門單位可進行實時的會商和有效的信息溝通；改變了傳統會議模式的效率低、操作復雜、形式單一、資源浪費、保密隱患等問題。實現新型會議的全程無紙化概念。本方案將重點描述平無紙化會議系統的應用模式，為無紙化會議探索先進而便捷的應用模式，探索新途徑。

系統優勢

由于采用了先進的技術手段，將大幅度提高辦會效率。無紙化會議管理系統的主要優勢如下：

1. 辦會人員在辦公室就可以預定會議室、部署會議資料等工作。如果會議資料發生變化，可立即通過會議系統進行更新，提高了會議的響應能力。

2. 通過會議系統可以了解其他參會人員的出席情況。

3. 會議資料數字化后，參會人員可以方便的定位所關心的內容，而不會有任何遺漏。